چگونه ایمیل را با علم درست کنیم!

هیچکس دوست ندارد. این یک قطعه شکسته از دنیای مدرن است که ما هنوز از این کار خارج نشده ایم -ruining-work”>باید به پینگ های Slack و Teams گوش داد. اما یک جفت محقق یک تکنیک ساده را برای کاهش ترس صندوق ورودی کشف کرده اند: بازگرداندن ایمیل به ناهمزمان آن ریشه‌ها.

بیشتر ما معتقدیم که باید فوراً به ایمیل پاسخ دهیم و نیمی از ما ظرف یک ساعت پاسخ می‌دهند. و این به این معنی است که بسیاری از ما در ساعات غیرفعال یا زمانی که در حال انجام کار واقعی هستیم به پیام‌ها پاسخ می‌دهیم. این یک مشکل است، زیرا همه ما ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنیم و بیش از یک چهارم از کار ما در چنین پیام هایی صرف می شود.

پس از اجرای یک سری هشت مطالعه مختلف، لورا ام. گیورج، از مدرسه بازرگانی لندن، و ونسا بونز، از دانشگاه کرنل، ممکن است پاسخ دهند: با ایمیل مانند Slack رفتار نکنید.

ایمیل ابزار ارزشمندی است زیرا منعطف است، امکان همکاری گسترده حتی با افراد خارج از شرکت شما را فراهم می کند، و ناهمزمان است، به این معنی که گیرنده و فرستنده این کار را انجام می دهند. نیازی نیست که هر دو آنلاین باشند یا همزمان کار کنند. جورج می گوید: «ما مزایا را به معایب تبدیل کرده ایم. “این چیزی است که باید به عنوان یک وسیله ارتباط ناهمزمان استفاده شود، و به نوعی ما شروع به استفاده از آن به عنوان یک وسیله ارتباطی “همیشه” کردیم.”

ابزارهای پیام فوری، مانند Slack، ممکن است نیاز به تأیید فوری داشته باشد – حتی اگر فقط یک GIF یا شکلک های مثبت باشد – زیرا آنها معمولاً به عنوان راه هایی برای همکاری همزمان در کار استفاده می شوند. اما زمان آن فرا رسیده است که ایمیل را بیشتر شبیه به پست های کاغذی قدیمی در نظر بگیرید: پس از دریافت صورتحساب پهنای باند خود از ISP خود، نامه ای برای تأیید دریافت و اعلام قصد خود برای پرداخت نمی نویسید. شما فقط زمانی که یک لحظه دارید آن را پرداخت می کنید.

البته این فقط در صورتی کار می کند که همه ما موافق باشیم، و روسا کارکنان خود را آموزش داده اند که وقتی پیام جدیدی به آنها می رسد توجه خود را جلب کنند. صندوق ورودی Bohns می‌گوید: «قرار بود ایمیل زندگی ما را آسان‌تر کند و به ما اجازه می‌داد از هر کجا و در هر زمان کار کنیم. “در عوض، ما در همه جا کار می کنیم، همیشه … به دلیل فشاری که احساس می کنیم با شنیدن صدای زنگ در ایمیل خود به سرعت پاسخ دهیم.”

هر کسی که یک حساب ایمیل دارد، هم یک فرستنده و هم گیرنده، بنابراین درک دیدگاه دیگران باید آسان باشد، اما ما اغلب فراموش می کنیم. Bohns می‌گوید: «در آن لحظه ارسال، ما آنقدر روی دیدگاه خود متمرکز هستیم که نمی‌توانیم احساس آن را از دیدگاه گیرنده به خاطر بسپاریم.

فرستنده ممکن است اینطور نباشد. حتی می‌خواهید یک پاسخ سریع داشته باشید – حتی اگر به این معنی باشد که آنها کار دارند – اما وقتی آن پیام در صندوق ورودی شما قرار می‌گیرد، ناگهان در لیست کارهای شما قرار می‌گیرد. “به عنوان یک گیرنده، شما فقط به انتظارات دیگران اهمیت می دهید، به این فکر می کنید که اگر فوراً به آنها پاسخ ندهید چه فکری می کنند – اینکه شما فداکار نیستید یا اهمیت نمی دهید یا توجه نمی کنید – که ما واقعاً نگران پاسخگو بودن هستیم.